Wraz z pojawieniem się COVID-19 w Polsce w marcu ubiegłego roku uczelnie przeszły w zdalny tryb nauczania. Jednak, jak powiedział PAP prezes Stowarzyszenia Forum Dziekanatów dr hab. Katarzyna Górak-Sosnowska, w murach części uczelni przez wiele miesięcy pracowała ciągle administracja, w tym dziekanaty, które m.in. obsługują studentów.

"Studenci i pracownicy naukowi spotykali się na zajęciach online. Wprowadzono też możliwość przeprowadzania obron prac dyplomowych w taki sposób" – powiedziała Górak-Sosnowska. Jednak, jak zaznacza, inna była perspektywa pracowników dziekanatów, bo na części uczelni wymagano podpisów pod papierowymi protokołami członków komisji po odbyciu się obron – i zdarzało się, że zbierano je, jeżdżąc do domów naukowców. Na innych protokoły czekają w segregatorach do przybycia członków komisji do dziekanatu.

Prezes Stowarzyszenia Forum Dziekanatów podkreśla, że sytuacja wyglądała bardzo różnie w zależności od uczelni i stopnia jej cyfryzacji oraz podejścia jej władz. "Ale dostosowanie się do takiego trybu pracy przeszło w większości przypadków pozytywnie" – oceniła.

"Na przykład wcześniej, przed pandemią, załatwienie niektórych spraw na uczelni było bardziej sformalizowane i wymagało kilku pieczątek i parafek, a teraz okazuje się, że możliwe jest też wysłanie e-maila do kilku osób i sprawa jest załatwiona" – wskazuje. Uprościła się też komunikacja. Jak opowiada, przed pandemią, aby porozmawiać z rektorem czy kanclerzem pracownik administracji musiał umawiać się przez sekretarkę i oczekiwać na jakąś decyzję, w epoce Teamsa wystarczy e-mail i prorektor czy kanclerz ustawia spotkanie w aplikacji.

Górak-Sosnowska uważa, że na uczelniach niektóre rozwiązania cyfrowe, usprawniające i przyspieszające pracę administracji utrzymają się również po pandemii.

Zaznacza, że dużo pracy kosztowało pracowników dostosowanie do nowych warunków – szczególnie w pierwszych miesiącach pandemii. Należało ustalić nowe procedury i formy kontaktu – telefoniczne, mailowe czy za pośrednictwem platformy MS Teams, a to wszystko należało zgrać z odpowiednimi systemami i sprzętem (przekierowanie telefonu, zdalne pulpity).

"Ale zdalny kontakt nie zawsze załatwiał sprawę, czasem okazywało się, że żeby załatwić jakąś sprawę, należało sięgnąć do teczki studenta, która znajdowała się w formie papierowej na uczelni" – wskazuje.

Jak mówi Górak-Sosnowska, pracownicy dziekanatów, w przeciwieństwie do studentów czy naukowców, w pewnej części musieli przychodzić na uczelnie i pracować w jej murach, ale mimo to nie znaleźli się w grupie priorytetowej do szczepienia przeciwko COVID-19, co spotykało się z ich niezrozumieniem.

"To szerszy problem, bo pracownicy dziekanatów traktowani są zwyczajowo niżej w hierarchii uczelni – naukowcy to profesorowie, a w dziekanacie jest po prostu +pani Krysia+ – takie bywa podejście" – podkreśla.

Górak-Sosnowska mówi, że sojusznikiem w czasie wdrażania zmian mających na celu cyfryzację uczelni był resort edukacji i nauki, który przychylał się również do postulatów administracji uczelnianej. Jednym z rozwiązań, do którego niezbędna była zmiana prawa na szczeblu centralnym, był na przykład sposób wydawania legitymacji studenckich – wskazuje ekspertka. Niegdyś wymagany był przy jej odbiorze podpis studenta na oświadczeniu, które następnie trafiało do jego teczki. Teraz już nie jest on potrzebny. W sposób cyfrowy można teraz uwierzytelnić karty okresowych osiągnięć studenta, ślubowanie też odbywać się może zdalnie. Rozporządzenie MEiN dopuszcza też, żeby protokół egzaminu dyplomowego był sporządzany w formie cyfrowej.

"Chcielibyśmy też, aby możliwe było uniknięcie poświadczania zgodności z oryginałem dokumentów w czasie rekrutacji na studia. Przecież te dane są w centralnym systemie i składanie papierowego dokumentu nie jest niezbędne. Ta zmiana byłaby bardzo korzystna. W tym przypadku naprawdę nie jest potrzebny papierowy dokument" – mówi.

Nie wszystkie pożądane zmiany dało się lub da wdrożyć szybko i bez problemu, bo dotyczą one na przykład stosowania przepisów kodeksu postępowania administracyjnego (taki obowiązek jest wpisany w ustawie Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce), tak więc uproszczenie postępowania administracyjnego wymagałoby stosownej nowelizacji tej ustawy – zauważa Górak-Sosnowska.